一生懸命話して相手に伝えたと思っていても結果的に伝わらなかったことはありませんか？
それは一生懸命に話すからなのです。
一生懸命に話せば話すほど、要点がボヤけてしまい、余計に相手に伝わり難くなってしまいます。
しかも、一生懸命に話すが故に「仕事をしている」気になってしまい、自分に酔ってしまうので、相手が理解しているのかどうかは二の次になってしまうのです。
ここでは、相手に対する上手は物事の伝え方を説明します。バイヤーではなくても参考になるかと思います。
おしゃべりな人ほど物事の伝え方が下手
おしゃべりな人は、とにかく話をするのが好きです。世間話から始まり、会話の中で余分な情報を挟んできたりします。
色々な事を知っている人は特にその知識をアピールしたい為に、つい話が長くなったり良かればと思って余計な情報を加えてしまいます。
それが話の要点をボヤけさせてしまう要因になるのです。
私の周りでも、おしゃべり好きな人がいます。その人が担当しているとある仕事で失敗がありました。その際、その人は「私は相手に伝えました」と主張するものの、実際に確認をしたら「相手が理解できていなかった」という状況が分かりました。情報量が多すぎて何が主題だったのか分からなくなってしまった為でした。
自分が伝えようとした事に対して、相手が理解できなかったらそれは全く意味の無いものになってしまいます。
仕事上では可能な限り短い会話で済ませた方が良いのです。
ポイント１：話の目的を最初に伝える
今から話をする内容が【報告】【連絡】【相談】のどれなのか最初に伝える事が重要です。
特に、上司や同僚と話をする時に「あの～この件なんですけど、、、」と話を切り出されてしまうと、話を聞く方は「これは報告なのか？それとも相談なのか？なんなのだ？」と考えながら話を聞かなければなりません。
つまり会話に集中が出来ず、話しをされている事が頭に引っ掛からない。
その為まずはこれから話す事が、相手に対する「報告」「相談」「連絡」のどれなのかを伝えた方が良いのです。
例えば、上司と話す時には、
「ご報告させていただきます。・・・・」
「ご相談させていただきたい事があります。・・・」
「ご連絡がございます。・・・」
から入れば、上司は話を聞きながら考えを巡らせてくれると思います。
ポイント２：起承転結を意識する
よく結論を最初に言う事、と言われる事がありますが、私の経験上、日本人同士の会話ではそれはなかなか難しいかと思っています。ただ、起承転結を意識する事は重要です。
例えば、上司に対して何かしらの相談を持ち掛けるとき、
起：まず【相談】をさせてもらいたい事を伝える。「〇〇の件でご相談させていただきたいのですが。。。」
承：現状を説明。「今、対応している～の件ですが、こうなっておりまして。。。」
点：自身の意見を説明する。「私としてはこう考えておりますが。。。」
結：相手の意見を伺う。「如何でしょうか？」
この様にパターンを持っておけば最短で完結に相手に伝える事が出来ます。
ポイント３：丁寧過ぎる言葉／過剰に枕詞を使わない
たまに丁寧な言葉遣いをする人がいます。
目上の方と話をする時には、確かに丁寧な言葉遣いは必要ですが、過剰にやってしまうとまた要点がぼやけてしまいます。
要点が頭に引っ掛かって来ないので気を付けましょう。
ある程度、相手に失礼にならない程度の言葉遣いで話をすれば問題ないのです。
番外編：自分の意見として伝える
よく「〇〇さんが言ってました通り」と、誰かが言っていた言葉を利用して相手に指示をしたり依頼をしたりする人がいます。
これは責任を〇〇さんになすり付けているように周囲には聞こえます。
自分の名前を使われるというのは気分が良くないので、なるべくは人の名前を使わないようにしましょう。
誰かの意見／指示を聞いて相手に伝える時には「自分の言葉」として伝える事、もし、指示内容が腹落ちせず、自分の言葉に出来ないのであれば、自分が納得するまで話し合うべきなのです。
もちろん、戦略的に上司の名前を使わせてもらう事もあります。その場合は、予め「〇〇さんの名前を使用させてもらいます」と一言許可をもらってからした方が良いです。
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